Что представляет собой архивное хранение дел, носящих секретный характер
Сейчас все сложнее становиться обеспечивать сохранность документов, которые относятся к разряду конфиденциальных и имеющим коммерческую тайну. Такими бумаги считаются документы с бухгалтерии, кадровые бумаги и тому подобных отделов, таким бумажным носителям информации следует обеспечить необходимую безопасность. Исходя из этого, необходимо уделять больше внимания данному вопросу, касающегося архивного хранения дел, имеющих в своем составе секретные документы.
Следовало бы подметить, что проведение обрабатывания документации занимает массу дорогого времени, которого, как известно всегда не хватает на предприятии. Если проводить данные работы самостоятельно, то необходимо отвлекать сотрудников от выполнения своих рабочих обязанностей, что крайне не желательно в больших предприятиях, где ведется непрерывная работа по делопроизводству. Поэтому наиболее актуальным решением будет пригласить какую-нибудь фирму, специализирующуюся на проведении подготовительных работ с документацией.
Это же относится к сфере недвижимости, а именно хранения кадастровой и технической документации, которой занимается Центр согласований и кадастрового учета.
Так же не стоит забывать о том, что вся информация, имеющаяся на бумаге и относящаяся к разряду секретной, необходимо хранить только в специальном помещении, которое оборудовано должным образом.
Как следует оборудовать помещение для хранения секретной информации?
Есть специально установленные требования, которые необходимо соблюдать при оснащении помещения к последующему хранению секретных документов. В помещении следует установить систему обеспечения безопасности – камеры слежения, сенсорные датчики, приборы, реагирующие на движение и прочие системы.
Проще обратиться для такого обеспечения помещением в специализированные фирмы. И не затрачивать большие суммы денежных средств на оборудование помещений, которые впоследствии необходимо еще и поддерживать в установленном архивом специализированном порядке. С соблюдением санитарных режимов и иных требований.
Какими методами можно хранить секретную информацию?
Проведение систематизации и хранение документов секретного характера, можно тремя методами. Во-первых, возможно прибегнуть к хранению бумаг на стеллажах: все бумаги, которые поступают на данный вид вне офисного хранения проходит процедуру регистрации, после этого они помещаются и фасуются в специальные короба, которые маркируются отдельно от всех документов.
Другой метод предполагает хранение документации в специальных архивных ячейках, в которые помещаются секретные документы. Последний, на выбор, метод – это хранение конфиденциальной информации, в боксах.
В отдел с конфиденциальными документами имеет доступ только сотрудники архивного учреждения, которые прошли повышенную проверку. Если возникает необходимость в получении какого-либо документа из секретного отдела, его всегда может получить руководитель или лицо, доверенное предприятия.
Когда истекают сроки хранения секретных бумаг, по согласованию с предприятием, проводиться их утилизация, что фиксируется нормативным документом – актом о проведенной ликвидации.
