Как правильно выбрать МФУ
Несмотря на массовые технологии оцифровки и управления контентом, компаниям все еще нужны многофункциональные цифровые устройства (МФУ). Лучшие бизнес-цифровые копировальные устройства предоставляют презентации профессионального уровня, помогают создавать привлекательные материалы для совещаний и позволяют легко создавать любые виды залогового обеспечения. Когда эти потребности возникают, для большинства предприятий имеет смысл иметь собственные МФУ, что позволяет им экономить время и деньги, особенно когда копирование необходимо выполнять в большом объеме.
Современные копиры часто выпускаются в версии многофункционального принтера, также известного как многофункциональное устройство. Эти машины предлагают возможность копировать, распечатывать, отправлять факсы и сканировать с одного аппарата. Пользователи могут быстро печатать файлы и создавать копии с одного устройства. Многие современные цветные копиры могут отслеживать использование, чтобы уменьшить ненужную печать и копирование. Усовершенствованные машины обычно оснащены цифровым сенсорным дисплеем, беспроводным доступом и другими удобными функциями.
Копиры являются значительным вложением для малого и среднего бизнеса. Цены на машины могут значительно варьироваться, и многие полиграфические компании предлагают множество вариантов конфигурации, что позволяет настроить машину в соответствии с уникальными потребностями вашего бизнеса. Другими проблемами, влияющими на ценообразование, являются планы обслуживания и гарантии, а также капитальные затраты, такие как расходные материалы (тонер, чернила и бумага). Поскольку для большинства компаний копировальные устройства являются такими крупными инвестициями, у вас, как правило, есть возможность купить или взять в аренду свой цветной копир, и у каждого метода покупки есть свои плюсы и минусы.
Цена на копир гораздо сложнее, чем просто сравнение цен на наклейки. Компании должны планировать капитальные затраты, которые складываются в эксплуатационные расходы копира, такие как бумага и чернила (тонер или струйный принтер). Но будьте осторожны: даже эти расходы могут вводить в заблуждение. Например, недорогие чернила или части принтера могут показаться выгодой, но если они вызывают проблемы в будущем, такие как утечки или замедление работы машины, то компания собирается потратить деньги, чтобы заполнить эти пробелы в производительности. Другими словами, то, что на первый взгляд может показаться доступным, может оказаться невероятно дорогим в будущем.
С оперативной точки зрения такие факторы, как скорость копирования, могут влиять или препятствовать повышению производительности труда и совместной работы. То же самое касается принтеров, которые постоянно требуют обслуживания или ремонта — эти проблемы также снижают производительность. Кроме того, в последние годы, когда все больше компаний начинают беспокоиться об устойчивости и экологической ответственности, использование энергии стало важным фактором для многих покупателей бизнеса. То же самое касается таких функций, как двусторонняя печать (двусторонняя печать), которая влияет как на стоимость, так и на отходы.
Ваша организация должна провести собственный анализ затрат и выгод, прежде чем приступить к печати. Для принтеров, на которые будут полагаться многие группы сотрудников, скорость может быть фактором № 1. Для компаний, ориентированных на дизайн, таких как рекламные агентства или архитектурные фирмы, стоимость чернил и качество изображения могут превзойти все остальное.
Бизнес-копировальные аппараты бывают самых разных ценовых категорий и конфигураций. Даже для малых и средних предприятий потребности в цветном копировальном аппарате сильно различаются. Одному бизнесу может потребоваться время от времени отправлять рассылки, в то время как другому может потребоваться яркая презентация материалов каждую неделю или стремление внедрить средства контроля затрат. Сложные модели цветных копиров можно использовать для создания небольших буклетов, брошюр или даже переплетов.
Вы заметите, что цветные копиры используют цвета CMYK (голубой, пурпурный, желтый, черный), тогда как мониторы используют RGB (красный, зеленый, синий). Это два разных способа отображения цветов. Буквы обозначают смешение цветов, необходимое для создания большего количества цветов. Основное отличие состоит в том, что CMYK используется для печатных СМИ, тогда как RGB используется для таких технологий, как мониторы и телевизоры.
При выборе копира, предприятия должны сначала рассмотреть свои функции, а затем определить, насколько высоким может быть спрос. Они должны спросить себя, каково будет их ежемесячное использование, для каких типов проектов будет использоваться копир и кто будет использовать аппарат. Оттуда скорость решения, цена (включая расходы на поставку и обслуживание) и объем копира будут определять ваше решение.
Наша методология выбора МФУ
Мы стремились оценить цифровые копиры, предназначенные для малого и среднего бизнеса или предприятий начального уровня. Несмотря на то, что в идеале мы бы лично рассмотрели копировальные аппараты, из-за практических соображений, таких как стоимость, конфигурация и размер машин, эти обзоры являются скрытыми и полностью основаны на спецификациях продуктов производителя. Мы исследовали и рассмотрели многие популярные копиры, и мы подробно изложили наши оценки ниже, чтобы помочь вам сузить свой поиск цветного копира.
Мы рассматривали в первую очередь скорость копирования, объем, цены, удобство использования и возможности подключения. Мы также рассмотрели такие функции, как повышение безопасности, которые могут быть более важными для определенных отраслей, таких как юридический и государственный секторы.
Какие особенности нужно учитывать при выборе МФУ?
Скорость
Скорость имеет значение, когда дело доходит до копиров. Никто не любит долгое ожидание в копировальном аппарате, и для организаций, которые имеют большее количество посадочных мест и, следовательно, более высокий спрос на свою машину, разница в скорости между различными машинами может сложиться. Скорость измеряется в страницах в минуту (ppm). Часто люди связывают цветную печать и копирование с более длительным временем ожидания, но многие, если не большинство, копировальные аппараты сегодня имеют одинаковую скорость как для черно-белых, так и для цветных копий. Лазерные копиры производят быстрее, чем струйные.
Спецификация размера бумаги полностью связана с функциональностью, гарантируя, что ваша машина сможет выполнить то, что вам нужно. Многие копировальные аппараты предлагают гибкий выбор бумаги, позволяя вам легко менять размеры и подавать нужный вам размер бумаги через лоток. Связанная функция, которую большинство предприятий считают обязательной, — это автоматическая двусторонняя печать, когда ваш цветной копир автоматически копирует (печатает, сканирует или отправляет по факсу) двусторонние документы. Эта функция помогает сэкономить время. Без этого вы будете вручную вводить страницы в машину, переворачивать их, вводить их обратно в машину и повторять процесс до тошноты. Этот процесс может быть невероятно трудоемким, что приводит к разочарованию пользователей и дорогостоящим ошибкам на этом пути.
Емкость бумаги и рабочий цикл
При просмотре бизнес-копиров, вы увидите номер для ежемесячного рабочего цикла в спецификации производителя. Это количество страниц, которые ваш цветной копир может успешно распечатать каждый месяц. Как и скорость, это может сильно повлиять на занятые офисы и большие рабочие группы, которые используют принтер для постоянного удовлетворения большого спроса. Ежемесячные рабочие циклы могут составлять не менее 10000 страниц или более 150 000 страниц. Думайте о рабочем цикле как о показателе долговечности принтера с течением времени.
Простота использования
Многие люди будут использовать и делиться вашим копировальным аппаратом, и эти люди имеют различные технические знания. Таким образом, простота использования является важным фактором для цветного копира. Он должен быть интуитивно понятным и удобным в использовании. Это проявляется во многих формах, таких как сенсорные экраны, которые имитируют взаимодействие со смартфоном, решения для работы с контентом, такие как сканирование, и форматы файлов с возможностью поиска. Простота использования также распространяется на настройку системы и начальное обучение пользователей. Вам следует избегать копиров, которые требуют обширной настройки — функциональность plug-and-play важна.
В дополнение к пользовательскому интерфейсу принтера, вы можете рассмотреть его размер и вес. Перед покупкой подумайте, где вы разместите копир и находится ли он в центре, легко доступный для всех сотрудников. Для небольших копировальных аппаратов вес является важным фактором, если вы планируете разместить его на столе или если он предназначен для переноски.
Связь
В современном мире, посвященном множеству устройств и облачным вычислениям, обычно считается, что чем больше вариантов вашего цифрового копира для соединений, тем лучше. Соединение USB по-прежнему является стандартным, но современные машины также предлагают мобильное подключение и опции для подключения пользователей к своим облачным дискам, таким как Box или Microsoft OneDrive. Эти параметры дают пользователям возможность в одно касание печатать свои файлы, которые хранятся где угодно, практически с любого устройства. Также важна беспроводная печать, позволяющая пользователю печатать прямо со своего планшета или смартфона.
Безопасность
В эпоху облаков и IT, безопасность стала важным фактором в офисных аксессуарах, таких как копиры. Многие копиры теперь поставляются в стандартной комплектации с парольными элементами управления, централизованными политиками печати и доступом на уровне пользователя, чтобы ограничить возможности использования копира. Копиры больше не рассматриваются в качестве обычного офисного аксессуара; ИТ-организации рассматривают их как еще одну конечную точку, уязвимую к тем же угрозам, что и ноутбуки, мобильные телефоны и центры обработки данных. Производители реагируют на эту тенденцию, создавая безопасность с самого начала.
Обслуживание и ремонт МФУ
Вы можете приобрести принтер напрямую (капитальные затраты) или взять его в аренду (как правило, операционные расходы). Лизинг в печатном мире называют «управляемой печатью». Копиры стоят дорого, а технологии развиваются быстрыми темпами. По этим причинам популярность лизинга возросла: это то, что многие предприятия считают безопасным вариантом, позволяя им опробовать новые модели по доступным ежемесячным платежам.
Аренда дает вам преимущество называть ваш копир бизнес-активом; операционная аренда считает ваш копир (операционным) расходом. Это также способ объединить все ваши расходы и легче контролировать ваши расходы. При использовании услуг управляемой печати все — принтер, чернила или тонер, бумага, обслуживание — объединяется в одну месячную цену. Срок аренды обычно составляет от трех до пяти лет.
Однако есть некоторые проблемы, которые следует учитывать при аренде, если вы не выберете типичный маршрут управляемых услуг печати. Ваш копир может потребовать регулярного обслуживания, и вы теряете контроль над этим графиком обслуживания. Многие контракты предусматривают, когда вы получаете обслуживание и для чего. С другой стороны, лизинговое оборудование обычно не требует первоначального взноса или первоначального взноса.
Есть компании, которые берут на себя полное обслуживание копировальной техники и даже выполняют ремонт мфу на дому. Что очень удобно, тем, что экономится время и оборудование имеет минимальный простой.
С другой стороны, прямая покупка копира также имеет свои преимущества. Например, это экономит вам расходы на комиссионные и проценты. Владение копиром, как и владение автомобилем, позволяет вам хранить его до тех пор, пока вы считаете, что это разумно, что может привести к экономии, если вы владеете им долгое время и не чувствуете, что вам нужны обновления каждые несколько лет.
Когда вы совершаете покупку напрямую, вы можете вычесть расходы на копир. Вы также полностью отвечаете за обслуживание, когда вы обновляете (или не обновляете) и так далее.
Ваш бизнес должен решить, как повлияет на ваш денежный оборот, и если вы можете позволить себе купить копир — может быть несколько тысяч долларов — по сравнению с лизингом, который даст вам больше подушки денежного оборота.
