Семь способов сэкономить время с помощью автоматизации малого бизнеса
Управление малым бизнесом может показаться не слишком сложным на расстоянии. В конце концов, это небольшой бизнес, так сколько же может быть оперативной и управленческой работы? Но с тех пор как я основал собственное агентство, я понял, что управлять малым бизнесом или фирмой не так просто, как кажется.
Хорошая новость заключается в том, что существует множество лучших практик, которым могут следовать малые предприятия, чтобы сэкономить время и более эффективно управлять своими задачами с помощью автоматизации. Благодаря опыту и исследованиям я сузил несколько советов, которые помогут малым предприятиям максимально использовать возможности автоматизации.
Автоматизируйте персонализированные электронные письма, чтобы воспитывать потенциальных клиентов
Если малые предприятия изо всех сил пытаются эффективно следовать за их лидерами, они могут упустить потенциальные преобразования. Я настоятельно рекомендую автоматизировать персонализированные электронные письма, инициируемые конкретными действиями. Это гарантирует, что вы достигнете своих потенциальных клиентов, пока они находятся на самых важных этапах воронки продаж, и что вы сможете отправлять своевременные последующие электронные письма .
Такие инструменты, как ActiveCampaign, могут помочь вам в этом: платформа позволяет вам устанавливать поведенческие триггеры, чтобы автоматизировать ваши электронные письма, чтобы вы могли эффективно развивать своих потенциальных клиентов. GetResponse также имеет аналогичную функцию почтового маркетинга по конкурентоспособным ценам для малого бизнеса.
Оптимизируйте ваши заказы на покупку
Во многих малых предприятиях процессы закупок и заказов неэффективны. Они тратят свое время на повторяющиеся задачи, которые можно легко автоматизировать, что часто приводит к случайному повторению процесса. На самом деле, отчет PayStream Advisors показал, что 54% компаний по-прежнему вводят данные своих счетов-фактур вручную. А малые и средние предприятия являются крупнейшими пользователями неэффективных бумажных квитанций.
Это делает крайне важным упорядочить процессы закупок и заказов на покупку, чтобы сэкономить время, повысить производительность и избежать ошибок. Я предлагаю использовать инструменты автоматизации, такие как https://www.trustsol.ru/services/, для создания рабочих процессов автоматизации и автоматической отправки заявок на закупку для утверждения. Этот инструмент помогает вам хранить всю необходимую информацию в одном месте, что упрощает быструю обработку счетов поставщиков для оплаты. Precoro — еще один отличный инструмент для упрощения процесса маршрутизации заказов на поставку для утверждения: вы можете автоматически распределять центры затрат и получать уведомления о превышении бюджета.
Создать эффективный процесс расчета заработной платы
Если у вас есть штатные сотрудники, вы знаете, как много времени уходит на управление их заработной платой. Есть много вещей, которые вы должны принять во внимание, включая соответствие государственным и федеральным нормам. В результате я настоятельно рекомендую автоматизировать процесс управления заработной платой,чтобы создать более эффективную систему.
Deluxe Payroll является отличной платформой для этого, поскольку с помощью специалиста по зарплате вы можете разработать систему, настроенную в соответствии с потребностями вашей компании. Paychex также предлагает аналогичное решение для расчета заработной платы и управления персоналом для оптимизации процесса расчета заработной платы.
Организуйте свои задачи более эффективно
Одна из самых больших проблем, с которыми я столкнулся, когда я начал свое агентство, была связана с управлением задачами и назначением. Я начал с нескольких фрилансеров и уже имел несколько клиентов. Это затрудняло отслеживание того, кто работает над каким проектом, и какие проекты должны были появиться в ближайшее время. Только когда я начал автоматизировать процесс планирования задач и управления ими, все стало более организованным и в нужном русле.
Я использую Trello для создания отдельных плат для разных клиентов и проектов. Инструмент позволяет создавать задания для конкретных членов команды, загружать сводки и устанавливать сроки исполнения. Это значительно упрощает автоматическое отслеживание хода реализации проекта. Вы также можете использовать инструмент, такой как Zapier, для создания рабочих процессов и автоматизации повторяющихся, трудоемких задач. Платформа соединяется с несколькими приложениями, чтобы вы могли плавно обмениваться данными между вашими приложениями.
Управляйте своим календарем более эффективно
Когда вы управляете небольшим бизнесом, очень просто пропустить встречи и встречи из-за отсутствия организации календаря. У вас есть множество оперативных и управленческих задач для контроля, поэтому может быть трудно отслеживать другие ваши обязательства. Вы можете даже получить двойной заказ случайно, потому что вы пропустили одно важное письмо.
Наем помощника для управления вашим расписанием может решить эту проблему. Однако у вас может не быть бюджета, чтобы нанять кого-то. Я бы предложил использовать такой инструмент, как Calendly, чтобы упростить этот процесс и более эффективно организовать расписание. Это простой инструмент автоматизации, который позволяет вам настроить доступность и отправить приглашение по электронной почте. Письмо содержит встроенную ссылку, по которой получатель может перейти, чтобы просмотреть календарь доступности. Оттуда они могут выбрать дату и время, которые им подходят, и инструмент автоматически запланирует событие в вашем календаре.
Если в вашем бизнесе назначены встречи с клиентами, вы можете использовать такой инструмент, как SimplyBook.me. Эта платформа позволяет клиентам записаться на прием и подтвердить свое присутствие на странице бронирования.
Обеспечить лучшее обслуживание клиентов
Малые предприятия имеют ограниченную клиентскую базу, поэтому плохое обслуживание клиентов может разрушить всю их деятельность. Это делает крайне важным обеспечение наилучшего уровня обслуживания клиентов путем отслеживания жалоб клиентов и своевременного их рассмотрения.
Я бы предложил использовать такой инструмент, как FreshDesk, чтобы настроить систему подачи заявок для более эффективного управления жалобами клиентов. Он также позволяет создавать предварительно отформатированные ответы на распространенные вопросы, помогая быстрее получать ответы. Служба поддержки Zendesk также позволяет автоматизировать рабочие процессы обслуживания клиентов и предоставлять своевременные, актуальные решения для ваших клиентов.
Некоторые из этих инструментов предназначены для автоматизации повторяющихся задач, в то время как другие могут помочь вам оптимизировать ваши процессы для повышения эффективности. Подумайте о внедрении этих типов инструментов и приведенных выше рекомендаций, чтобы сэкономить время и сосредоточиться на наиболее важных аспектах вашего бизнеса.
